Vous vous posez comme tout le monde la question de savoir quel document je conserve, celui que je jette c’est un vrai casse tête chaque année.

Nous avons toujours cette impression que tel ou tel papier peut toujours servir…un jour ou l’autre en cas de litige avec un organisme. Nous “entassons” tous depuis de nombreuses années de multiples documents administratifs ou autres ; l’idée est de savoir lesquels je conserve et combien de temps surtout donc il est temps de faire un tri dans vos papiers selon certaines règles.

Les délais de conservation varient selon la nature des pièces.

Quels sont les durées légales de conservation des documents

Dans ce paragraphe nous allons reprendre les principaux postes de la vie courante et vous donner les dates de conservation :

Pour les assurances :

Tout ce qui concerne les quittances, les avis d’échéance, les courriers de résiliation, les preuves de règlement et les contrats ces documents sont à garder 2 ans.

Le relevé d’informations délivré par votre compagnie d’assurance est à conserver quant à lui en permanence il vous sera demandé à chaque changement de compagnie par exemple.

Le contrat d’assurance vie ou de dommage corporels est à garder sur une durée de 10 ans.

Pour les véhicules :

Pour les achats, réparations, factures, cessions de véhicule il est important de conserver les documents qui serviront de preuve en cas de litige. Si vous avez payé une amende vous devez conserver le justificatif pendant 3 ans.

Pour les papiers d’ordre bancaire :

Tout ce qui concerne les ouvertures de compte, les relevés de banque peu importe les comptes, les talons de chèque la durée de conservation est de 5 ans à partir de l’opération effectuée. En revanche, tous les tickets de carte bancaire doivent être gardés jusqu’à réception du relevé bancaire. Si vous avez réalisé un crédit que ce soit un crédit immobilier ou à la consommation vous devez conserver le contrat 2 ans à partir de la dernière échéance. Les chèques à encaisser sont à conserver 1 an et 8 jours, après cette période vous ne pourrez plus encaisser le chèque mais par contre la dette sera quand même due à l’organisme.

Pour les appareils ménagers et le logement en général :

Les garanties ainsi que les factures d’achat sont à mettre de côté jusqu’à la fin de la garantie de l’appareil.

Les factures d’eau, de gaz, d’électricité, les preuves de paiement de charges de copropriété ainsi que les procès verbaux d’assemblée générale sont à garder 5 ans. Les factures de téléphone ou internet, les certificats de ramonage sont à conserver 1 an. L’acte de vente d’un bien immobilier est à conserver à vie.

Les factures liées au gros travaux sont à conserver 10 ans pendant toute la durée de la garantie décennale.

Pour le travail, la retraite et le chômage :

Les bulletins de salaire ou bulletin de retraite sont à conserver à vie. En complément des bulletins de salaire, les contrats de travail, les cartes d’invalidité d’un enfant, les certificats de travail et relevé d’indemnités journalières de maladie ou maternité sont à garder jusqu’à la liquidation de la retraite. Les soldes de tout compte, les note de frais, les justificatifs de versement de l’allocation chômage sont à conserver pendant un délai de 3 ans. L’attestation de chômage est à conserver jusqu’à l’obtention de l’allocation.

Pour la santé :

Les relevés de santé, les factures d’un établissement de santé privé sont à conserver 2 ans. Le carnet de santé, de vaccination, de groupe sanguin, les certificats et examens médicaux sont à garder en permanence. enfin, toutes les ordonnances sont à conserver 1 an.

Pour les documents sociaux :

Les statuts de la société doivent être conservés pendant cinq ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.

Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) doivent être conservés dix ans.

Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant trois ans.

Combien de temps faut-il conserver vos documents et pièces comptables ainsi que vos documents fiscaux ?

Pour les pièces comptables :

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans.

Pour les documents fiscaux :

L’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ».

Ce délai de conservation concerne notamment :

• l’impôt sur le revenu
• l’impôt sur les sociétés
• les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les bénéfices non commerciaux (BNC)
• les impôts directs locaux,
• la cotisation foncière des entreprises (CFE)
• la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
• la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

Quels sont les documents à garder à vie ?

Les documents liés aux questions familiales doivent être, la plupart du temps, conservés de façon permanente. C’est notamment le cas pour :

• les actes d’état civil (copies intégrales et extraits)
• les jugements de divorce ou jugements d’adoption
• les contrats de mariage (documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs)
• les livrets de famille
• les diplômes.

Quelles sont les sanctions en cas de non conservation des documents ?

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. En effet, l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est « applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »

Du point de vue générale après toutes ces dates nous vous conseillons de vous organiser au fur et à mesure de la réception des factures et tous autres documents pour ne pas avoir une “montagne” de classement à réaliser d’un seul coup.